CESTOVNÍ PŘÍKAZY
Snadné a intuitivní ovládání
V horní části hlavního okna aplikace Cestovní příkazy je klasické menu a tlačítková lišta pro spouštění jednotlivých funkcí. Ve zbývající části okna se zobrazuje roční kalendář dle výběru zaměstnance a roku v liště nad tabulkou. Dny v kalendáři jsou barevně rozlišeny podle zaplnění dne zapsanými pracovními cestami. V okně pod kalendářem se zobrazují údaje o pracovních cestách vybraného dne.
Vystavení cestovního příkazu
Dvojitým kliknutím na prázdném dni si zobrazíte formulář, pomocí něhož vystavíte cestovní příkaz. Kromě obvyklé jednodenní cesty můžete vytvořit vícedenní cestu nebo více krátkých cest v jednom dni. Zadejte všechny údaje o cestě (účel cesty, místa počátku a konce cesty, místa jednání, určený dopravní prostředek,...). Vytvořený cestovní příkaz můžete uložit nebo rovnou zadat průběh cesty a provést její vyúčtování.
Jednoduchý zápis průběhu cesty
Při zápisu průběhu cesty musíte nejprve určit časy jednotlivých úseků cesty a případně ujetou vzdálenost v případě použití soukromého vozidla. Potom do jednotlivých panelů doplňte další údaje o cestě (poskytnuté zálohy, směny valut v zahraničí, výdaje vynaložené během cesty, krácení stravného,...). Stravné a případné náhrady za použití soukromého vozidla se vypočítají automaticky dle zadaných údajů.
Vyúčtování cestovních náhrad
Dle zapsaného průběhu cesty se vypočítají cestovní náhrady. Ty se porovnají se zadanými zálohami a vypočte se výše doplatku nebo přeplatku. Pro zahraniční cesty se provedou přepočty na příslušnou měnu v souladu se zákonem o cestovních náhradách.
Spolucestující a kopírování cest
Pokud do formuláře pro cestovní příkaz zadáte i ostatní účastníky cesty, automaticky se vytvoří totožná pracovní cesta pro všechny spolucestující. Podobně lze v případě opakující se cesty zkopírovat pracovní cestu do jiného dne, resp. pod jiného zaměstnance s přepočtem náhrad dle aktuálních sazeb.
Spolupráce s Knihou jízd
Pokud provozujete také druhou aplikaci AUTOPLAN Kniha jízd, lze vytvořit cestovní příkaz z jízd zapsaných v knize jízd. Automaticky se přebere účel cesty, místa, časy a ujeté vzdálenosti jednotlivých úseků cesty, vypočte se stravné (zahraniční stravné) a případné náhrady za použití soukromého auta. Stačí doplnit pouze další výdaje vynaložené během cesty.
Hromadné změny pracovních cest
Pomocí filtru pracovních cest můžete vybrat již dříve zapsané cesty a v nich hromadně provést změnu určitého údaje (např. změnit určitý účel cesty na jiný za celý rok zpětně,...). Dále je možné hromadně vytvořit pracovní cesty ze všech jízd zapsaných v knize jízd za určité období.
Proces schvalování pracovních cest
V aplikaci lze dle Vašich vnitřních předpisů nastavit různé typy schvalování cest. Je to povolování cest po vytvoření cestovního příkazu, schválení průběhu cesty po jeho zápisu a nakonec schválení provedeného vyúčtování.
Protokol pracovní cesty
Pro každou pracovní cestu je veden tzv. protokol pracovní cesty, kde se zaznamenává každá operace provedená s pracovní cestou (vytvoření cestovního příkazu, povolení cesty, zápis průběhu cesty, vyúčtování cesty,...). U každé operace se uloží kompletní náhled na pracovní cestu v daném okamžiku, takže lze zpětně dohledat každou operaci.
Rozlišení cest dle určených kriterií
Vedle účelu pracovních cest můžete definovat jedno až šest dalších rozlišeních cest, které si sami pojmenujete podle svých specifických požadavků (označení zakázky, klienta,...). Pomocí tohoto údaje potom můžete filtrovat cesty a sumarizovat cestovní náhrady pro určité zákazníky, obchodní případy, objekty,.. Definujete-li rozlišení jako numerický údaj (např. výše fakturace dopravného), lze v tiskových sestavách sumarizovat tento údaj dle jednotlivých zaměstnanců a období.
Aktualizace sazeb pro stravné
Abychom mohli vypočítat stravné (zahraniční stravné) a cestovní náhrady za použití soukromého auta, obsahuje aplikace kompletní historický vývoj sazeb pro tuzemské i zahraniční stravné, sazeb pro cestovní náhrady a průměrných cen PHM vyhlašovanými MF ČR a MPSV ČR. Při vyúčtování pracovní cesty v minulosti se automaticky použijí sazby pro stravné (zahraniční stravné) a cestovní náhrady platné v tento den. Nově vyhlášené sazby pro stravné (zahraniční stravné) a cestovní náhrady můžete zapsat sami ručně nebo využít možnost aktualizace sazeb z našich internetových stránek.
Stahování kurzů ČNB
Pro vyúčtování zahraničních pracovních cest jsou zapotřebí devizové kurzy ČNB. Aplikace umí tyto kurzy stahovat přímo z webových stránek ČNB a lze nastavit automatické stahování nových kurzů.
Tiskové výstupy
Kromě tisku cestovních příkazů a vyúčtování pracovních cest poskytuje aplikace i další tiskové sestavy. Je to např. stručný přehled pracovních cest, sumarizace cestovních náhrad i dle jednotlivých druhů náhrad (stravné, zahraniční stravné, kapesné, jízdné, ),...
Silniční daň
Aplikace umožňuje vést pro všechna používaná vozidla agendu silniční daně. Automaticky vypočítá zálohu pro dané období, eviduje platby záloh a následně vytvoří přiznání k silniční dani. Z našich internetových stránek si můžete stáhnout aktuální formulář daňového přiznání a vyplněný jej vytisknout.
Evidence dokumentů u zaměstnanců a cest
Aplikace umožňuje k jednotlivým zaměstnancům, vozidlům a pracovním cestám vkládat libovolný počet dokumentů libovolného formátu. Mohou to být např. naskenované velké technické průkazy, leasingové smlouvy, pracovní smlouvy zaměstnanců, fotografie, zprávy o cestě atd.
Podrobné statistiky a grafy
Snadný a rychlý přehled o zapsaných pracovních cestách a nákladech umožňují součtové tabulky a grafy. Přehledy a grafy si můžete vytisknout nebo uložit pro účely dalšího zpracování. Výstupy lze exportovat také do jiných aplikací (Word,Excel,…).
Instalace na síť
V případě síťové instalace aplikace nabízí rozsáhlé možnosti použití - volba databáze mezi MS Access a MS SQL Server, instalace aplikace na jednotlivé počítače se sdílením databáze na serveru, instalace aplikace na server, přístup přes terminálový server, vzdálené připojení k SQL databázi přes VPN, přenosy dat mezi databázemi.
Uzávěrka období
Pomocí funkce Uzávěrka můžete k určitému dni zablokovat zpětné změny pro danou firmu nebo jen pro daného zaměstnance. Jednotlivým uživatelům můžete podrobně nastavit, jaké změny jsou oprávněni provádět.
Přístupová práva uživatelů
Ve větších firmách může pracovat s aplikací více pracovníků (řidiči, účetní, obchodní cestující,..). V tomto případě můžete definovat pro každého pracovníka různé přihlašovací jméno a heslo a určit, které funkce programu jsou pro daného pracovníka povoleny. Nastavení práv má několik úrovní. Každému zaměstnanci nebo skupině zaměstnanců lze nastavit plné právo, omezené právo (zakázány změny) nebo žádné právo (nelze prohlížet data zaměstnanců). Analogicky lze nastavit práva na jednotlivá vozidla nebo skupiny vozidel.
Anglická jazyková verze
Řešení zejména pro společnosti, kde je komunikačním jazykem na pracovišti angličtina nebo kde danou problematiku řeší zahraniční pracovníci. Mezi jazykovými verzemi se lze jednoduše přepínat. Veškeré funkce a tiskové sestavy jsou dostupné v angličtině i češtině.