KNIHA JÍZD
Snadné a intuitivní ovládání
V horní části hlavního okna aplikace Kniha jízd je klasické menu a tlačítková lišta pro spouštění jednotlivých funkcí. Ve zbývající části okna se zobrazuje aktuální kniha jízd dle výběru vozidla a měsíce v liště nad tabulkou. Pod tabulkou se nachází panel se statistickými informacemi.
Jednoduchý zápis jízd
Do jednoho dne je možné vložit libovolné množství jízd. Jízdy lze vkládat buď přímo ručním vyplněním příslušného řádku nebo s využitím seznamu obvyklých jízd, pomocí funkce Hromadný zápis jízd, ale také prostřednictvím automapy. Jednotlivé jízdy lze mezi sebou navzájem kopírovat či přesouvat.
Vkládání jízd z automapy
AUTOPLAN Automapa je samostatná aplikace, která je určena k vyhledávání optimálních silničních spojení. Můžete jej spustit samostatně nebo přivolat automapu z aplikace Kniha jízd. Na mapě kliknete myší na počátek a konec cesty, aplikace vyhledá trasu a do knihy jízd zapíše její popis, kilometráž a odhad doby jízdy.
Obvyklé jízdy
Můžete si vytvořit seznam jízd, které často podnikáte. Při vyplňování tabulky aplikace Kniha jízd pak stačí přivolat seznam obvyklých jízd a označit myší jízdu, která má být na dané místo knihy jízd vložena. Kniha jízd umožňuje použít Zásobník obvyklých jízd, který se zobrazí na pravé straně obrazovky vedle kalendáře a vybranou jízdu stačí jen myší přetáhnout přímo do příslušného řádku Knihy jízd. Obvyklá jízda se skládá z jejího účelu, řidiče, pomocných rozlišení (jsou-li definována), popisu trasy, délky v km, obvyklého času výjezdu a obvyklé doby jízdy. Tyto údaje lze po vložení do knihy jízd pozměnit podle konkrétní situace.
Automatické doplnění jízd
Tento modul, obvykle označovaný jako generátor knihy jízd, umožňuje kompletní rekonstrukci knihy jízd za určité období. Také je možné pomocí této funkce „doladit“ částečně vyplněnou knihu jízd, kdy se do volných řádků doplní dle daných podmínek určené trasy. Při automatickém doplňování nadefinovaných tras do knihy jízd se aplikace snaží dodržet tato pravidla: celková délka všech jízd musí odpovídat požadované ujeté vzdálenosti v období, dodržuje se určený poměr služebních a soukromých jízd, pro zadané časy a místa tankování PHM se vytvoří odpovídající jízdy, výsledná průměrná spotřeba PHM musí odpovídat reálnému provozu, jednotlivé jízdy na sebe navazují a dodržuje se zadaná frekvence tras.
Jakékoliv zpětné změny
Jízdy můžete libovolně zpětně měnit, rušit, přesouvat do jiného dne nebo dodatečně vkládat. Změny se mohou provádět i hromadně - zadáním podmínek pro výběr jízd a určením změny. Po každé změně se okamžitě automaticky přepočítají všechny odvozené hodnoty (tachometr, pro firemní auta spotřeba a stav nádrže, pro soukromá auta cestovní náhrady). Na statistickém panelu hlavního okna se ihned ukáže účinek změny. Pomocí funkce Uzávěrka můžete k určitému dni zablokovat zpětné změny pro danou firmu nebo jen pro dané auto. Jednotlivým uživatelům můžete podrobně nastavit, jaké změny jsou oprávněni provádět.
Jízdy pro více firem
Aplikace umožňuje vést knihy jízd pro více firem. Soukromé vozidlo přitom může jezdit pro několik firem (např. rodinné auto jezdí pro firmu manžela i firmu manželky). V takovém případě jízdu pro jednu firmu kniha jízd druhé firmy automaticky přebírá jako soukromou jízdu. Aplikace tak automaticky udrží kontinuitu tachometru a zabrání překryvu různých jízd v obou knihách.
Cestovní náhrady pro soukromá auta
Abychom mohli vypočítat cestovní náhrady za použití soukromého vozidla, obsahuje aplikace kompletní historický vývoj sazeb pro cestovní náhrady a průměrných cen PHM vyhlašovanými MF ČR a MPSV ČR. Kniha jízd tak můžete být správně zrekonstruována do vzdálené minulosti, aplikace automaticky použije sazby pro cestovní náhrady platné v den konkrétní jízdy. Nově vyhlášené sazby pro cestovní náhrady můžete zapsat sami ručně nebo využít možnost aktualizace sazeb z našich internetových stránek.
Evidence dokumentů u vozidel a řidičů
Aplikace umožňuje k jednotlivým vozidlům, řidičům, jízdám, nákupům PHM a nákladům na provoz vkládat libovolný počet dokumentů libovolného formátu. Mohou to být např. naskenované velké technické průkazy, leasingové smlouvy, pracovní smlouvy zaměstnanců, fotografie, zprávy o cestě atd.
Sledování nákladů dle zakázek
Vedle účelu jízdy můžete definovat jedno až šest dalších rozlišeních jízd, které si sami pojmenujete podle svých specifických požadavků (označení zakázky, klienta,...). Pomocí tohoto údaje potom můžete filtrovat jízdy a sumarizovat ujeté kilometry pro určité zákazníky, obchodní případy, objekty,... Definujete-li rozlišení jako numerický údaj (např. výše fakturace dopravného), lze v sestavách sumarizovat tento údaj dle jednotlivých vozidel a období.
Podrobné statistiky a grafy
Snadný a rychlý přehled o zapsaných údajích v knize jízd umožňují součtové tabulky a grafy. Přehledy a grafy si můžete vytisknout nebo uložit pro účely dalšího zpracování. Výstupy lze exportovat také do jiných aplikací (Word,Excel,…).
Analýzy spotřeby
Aplikace průběžně počítá a zobrazuje průměrnou spotřebu vozidla několika různými způsoby, roční průměrná spotřeba, měsíční průměrná spotřeba, spotřeba mezi nákupy, spotřeba v jízdě. Každému vozidlu lze nastavit jiný způsob a mezi způsoby libovolně přepínat. Vypočtené průměrné spotřeby lze kdykoliv zobrazit v podobě tabulky nebo grafu s přehledným procentuálním porovnáním normované a reálné spotřeby.
Zobrazení stavů nádrže
U firemních vozidel aplikace sleduje a počítá teoretický stav nádrže na začátku a na konci každé jízdy a upozorňuje na nereálné situace. Kdykoliv si můžete zobrazit graf průběhu stavu nádrže s upozorněním na případy, kdy je vypočtený stav nádrže mimo její kapacitu.
Plánovač termínů
Pro každé vozidlo můžete definovat řadu úkonů, které je nutné na vozidle provést po uplynutí určitého času nebo ujetí určitého počtu km (STK, emise, pravidelný servis, ...). Aplikace Kniha jízd automaticky upozorní na uplynutí termínu každého úkonu.
Signalizace nesrovnalostí
Aplikace Kniha jízd hlídá nereálné situace v jízdách a signalizuje je v záhlaví knihy červeným vykřičníkem a ikonkami popisující druh problému. Může jít o časový překryv jízd v knize, rozdvojení řidiče (jede současně se dvěma auty), jízda se záporným stavem nádrže,...
Import z karet CCS, Benzina, OMV, Shell, …
Pokud vlastníte platební karty společností CCS, Benzina, OMV, Shell, Kniha jízd umožňuje poskytnutá data o nákupech PHM a jiných položkách (provozní náplně, mytí,...) načíst do aplikace. Nákupy PHM se zapisují přímo do knihy jízd dle datumu a času nákupu, ostatní položky se zapisují do nákladů na provoz.
Načtení jízd z libovolného GPS zařízení
Máte GPS navigaci? Ušetřete si práci při vytváření knihy jízd! Vytvořili jsme univerzální modul pro import jízd z prakticky libovolného GPS zařízení. S takto automaticky vytvořenými jízdami potom můžete v aplikaci provádět veškeré operace stejně jako s ručně zapsanými jízdami. Kontaktujte nás a naši programátoři ověří, zda Vaše GPS zařízení poskytuje vhodná data pro knihu jízd.
Silniční daň
Aplikace umožňuje vést pro všechna používaná vozidla agendu silniční daně. Automaticky vypočítá zálohu pro dané období, eviduje platby záloh a následně vytvoří přiznání k silniční dani. Z našich internetových stránek si můžete stáhnout aktuální formulář daňového přiznání a vyplněný jej vytisknout.
Instalace na síť
V případě síťové instalace aplikace nabízí rozsáhlé možnosti použití - volba databáze mezi MS Access a MS SQL Server, instalace aplikace na jednotlivé počítače se sdílením databáze na serveru, instalace aplikace na server, přístup přes terminálový server, vzdálené připojení k SQL databázi přes VPN, přenosy dat mezi databázemi.
Uzávěrka období
Pomocí funkce Uzávěrka můžete k určitému dni zablokovat zpětné změny pro dané vozidlo, skupinu vozidel nebo firmu. Jednotlivým uživatelům můžete podrobně nastavit, jaké změny jsou oprávněni provádět.
Přístupová práva uživatelů
Ve větších firmách může pracovat s aplikací AUTOPLAN Kniha jízd více zaměstnanců (řidiči, dispečer, účetní,..). V tomto případě můžete definovat pro každého pracovníka různé přihlašovací jméno a heslo a určit, které funkce aplikace jsou pro daného pracovníka povoleny. Nastavení práv má několik úrovní. Každému vozidlu nebo skupině vozidel lze nastavit plné právo, omezené právo (zakázány změny) nebo žádné právo (nelze prohlížet data vozidel). Analogicky lze nastavit práva na jednotlivé zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců.
Tiskové výstupy
Aplikace poskytuje řadu tiskových výstupů. Jsou to jednak „evidenční“ sestavy (kompletní kniha jízd, seznam jízd a nákupů PHM, seznam nákladů na provoz) a dále sestavy, které vyhodnocují provoz vozidel (měsíční součty, přehledy o provozu, přehledy spotřeby,...)
Anglická jazyková verze
Řešení zejména pro společnosti, kde je komunikačním jazykem na pracovišti angličtina nebo kde danou problematiku řeší zahraniční pracovníci. Mezi jazykovými verzemi se lze jednoduše přepínat. Veškeré funkce a tiskové sestavy jsou dostupné v angličtině i češtině.